Covey's Quadrants, la matrice de gestion du temps
Et si je vous disais que vous pouvez augmenter votre productivité et réussir en 4 pas?
Que ce soit dans notre vie personnelle ou professionnelle, nous avons des tâches à accomplir, des projets à mener à terme et des résultats à obtenir, c'est la vie. Nous sommes, pourtant, souvent perdus dans une montagne de choses à faire et le sentiment de débordement nous amène soit vers l’épuisement totale, le burn-out, soit vers une paralysie devant l’immensité des tâches et obligations.
Pour avoir plus de clarté et mieux gérer le temps, Stephen R. Covey, auteur, homme d’affaires et conférencier américain, a imaginé un système à 4 étapes. Il s'agit du Covey's Quadrant ou les Quadrants de Covey, un outil incontournable pour décider ce qu’il faut faire d’abord, ce qu’ on peut faire plus tard ou déléguer, et ce qu’on peut ne pas faire du tout.
Le voici:
QI.
URGENT ET IMPORTANT
C'est le quadrant du STRESS
Exemple:
un projet qui est dû le lendemain,
aller chez le docteur avec un enfant malade,
gérer une inondation à la maison
réparation de la voiture qui nous a lâché sur l’autoroute.
payer une amende
négocier avec un client mécontent
Ce sont toutes les activités où nous DEVONS mettre notre temps et notre attention, sinon nous allons subir des conséquences bien plus graves. Il faut quand même se rappeler que certaines de ces choses sont là car nous avons mal anticipé, nous avons procrastiné ou ignoré pendant trop longtemps. Si nous passons tout notre temps ici, le résultat est le stress et l'anxiété, le “burn-out”, la maladie...
QII.
IMPORTANT, PAS URGENT
C'est le quadrant de la QUALITÉ.
Ici, on trouve:
la vision de vie
la planification à long terme
un projet de vie
le développement de notre carrière ou du business
le développement du potentiel des autres
l’education de nos enfants
le développement de notre potentiel
la réparation pour les présentations et projets importants
une écoute attentive des autres
les relations avec nos proches
la prévention des crises
Ce sont toutes les activités qui nous font grandir et qui nous rendent efficaces, productifs et alignés avec nous-même et notre raison d'être sur cette planète. C'est aussi le quadrant de notre motivation, discipline et conscience personnelle, car personne ne nous oblige à faire les choses qui sont ici; nous VOULONS les faire parce que nous avons conscience de leur importance à long terme pour avoir une vie épanouie.
QIII.
URGENT, PAS IMPORTANT
C' est le quadrant de l’ ILLUSION.
Exemple:
un grand nombre des rendez-vous, réunions, coups de fils...
les visites imprévues
la gestion des problèmes des autres en négligeant les nôtres….
Ce sont les choses qui semblent urgentes mais pas vraiment importantes pour nous et notre mission dans la vie. Ces activités sont souvent les choses importantes pour quelqu'un d’autre, et si nous passons trop de temps ici, nous bâtissons les rêves des autres mais pas les nôtres. Nous aidons les autres à réaliser LEURS priorités en croyant que nous sommes dans notre quadrant “urgent et important”. D’où le quadrant de l’ illusion.
QIV
PAS URGENT, PAS IMPORTANT
C' est le quadrant du GASPILLAGE DU TEMPS
Exemple:
regarder les émissions et des filmes sans intérêt
lire des magazines de potins people.
le temps entre copains/copines à médire et à ramasser des ragots
papotage sans intérêt
surfer sur le net et les réseaux sociaux sans un but précis
Ici, ce ne sont pas des activités qui rechargent nos batteries d’une manière conséquente mais qui nous font vraiment perdre notre temps. Il est évident qu’aller prendre un café ou un verre avec un ami qui a besoin de nous peut être très vite dans le QI, mais il faut bien considérer le nombre de fois où notre aide urgente est plutôt une forme d’évitement ou de procrastination à vivre ce qui est est vraiment signifiant pour nous. Dans ces cas là, un NON assertif est bien utilisé. (Ici vous pouvez lire plus sur Pourquoi il faut dire NON et Comment le faire.)
De ma vie de femme d’expat, je sais que parfois prendre un café avec une amie et juste papoter de rien et de tout peut être un moyen d’éviter la dépression, la solitude et le sentiment de manque d'une "mission" ou d'une raison d'être (purpose). En règle générale, ce sont tout de même des activités où nous gaspillons notre temps, notre énergie et notre potentiel, c'est pourquoi nous devrions y passer un temps extrêmement limité. Idem pour les sorties alcoolisées, les repas interminables, les obligations sociales sans plus. Et oui, la télé et Internet sont un grand Trou noir de notre temps. (Hello Netflix, j’arrive!)).
La grande majorité de mes clients/es vivent la plupart du temps dans le Quadrant III et I. Je connais très peu de personnes qui vivent majoritairement entre le QIV et QIII… en le prenant pour le QII. Là, il n‘y a rien à faire en tant que coach, amie ou personne avec un lien familial. C'est dure, mais il faut respecter le chemin de chacun, car nous vivons tous dans un certain niveau d'obscurité sur nos propres motivations. J' entends souvent, notamment les parents, dire: "Mais quel dommage, quel gaspillage de talent". Je sais trop bien moi même, en tant que maman, que nous pouvons “conduire le cheval à la rivière, mais nous ne pouvons pas le forcer à boire". La patience est à l’ordre du jour.
Plus nous passons notre vie dans le QIII, plus nous ressentons de la frustration quand nous réalisons que les autres vivent heureux leur vie et leur rêves, tandis que nous avons plus au moins gaspillé nos ressources. Nous nous retrouvons avec nos batteries
(portefeuille ou pire, notre foyer) vides. Le stress du QI est dangereux, mais la déception de nous-mêmes dans le QIII est mortelle.
Mon travail avec les clients entre le QIII et QI consiste à les faire prendre conscience de ce qui est vraiment dans leur quadrant II, et comment ils peuvent trouver l’équilibre entre le QI, le QII et le QIII.
........................................................................................................................
Je vous invite à faire un petit auto-coaching de vos priorités ici:
Réfléchissez et notez VOS points dans chaque des quadrants.
Observez les activités dans le QI et QIII
Posez-vous la question si ces activités vous approchent de vos objectifs, de vos rêves ou pas. ( Vous pouvez vous demander: Au fond, pourquoi je fais…….?)
Si ces activités n'améliorent pas la qualité de votre vie professionnelle et personnelle, demandez-vous comment vous pouvez les diminuer ou complètement cesser de les faire.
Plus de temps vous passez dans le QII, plus grande sera votre sentiment d’épanouissement, d’équilibre et de bonheur.
Pour m’exercer moi-même, j'ai fait mon propre “gateau” de quadrants. Je crois que j’ai du travail à faire pour passer plus de temps dans l' IMPORTANT, PAS URGENT! (voir photos).
Les choses VRAIMENT importantes dans notre vie sont: nos enfants, nos amours, nos parents, nos amis, bref la famille et nos relations. Notre vrai objectif est de prendre conscience de qui nous sommes et pourquoi nous sommes ici; et notre plan est de travailler chaque jour sur le développement de notre conscience et compréhension du monde au-delà de la limitation de notre système de croyances.
Partagez avec moi vos expériences, ici ou sur ma page FB.
Si vous voulez plus de conseils pour prendre soin de votre corps, de votre esprit et pour réussir, vous pouvez joindre mon groupe FB Success Up (en anglais et français).
